Cómo ser organizado

  

  

Domínguez llegó al trabajo como cada mañana a combatir la abrumadora carga de trabajo del día a día, bastaba iniciar abriendo su correo electrónico para ver la avalancha de mensajes con pedimentos de información y pendientes que engrosaban su agenda diaria, después de un rato de vislumbrar todo, comenzó a enfocarse en atenderlos, cuando esuchó una voz: El reporte es para dentro de una hora, lo necesito en la oficina – requirió su jefe que pasó por su lugar apresuradamente.

  

La actividad que estaba realizando en ese momento la dejó para ahora hacer el mencionado y ahora urgente reporte.

  

A los cinco minutos repicó su teléfono, contestó y le solicitaron que acudiera inmediatamente a dejar una copia de un documento que debió entregar un día antes, a un departamento contiguo porque estaban atorados en un trámite en este instante, así que terminada la llamada interrumpió la elaboración del reporte del jefe y se avocó a buscar tan apremiante documento entre su amplia pila de papeles en su escritorio, mueble contiguo y archivero, dando con este después de un rato de búsqueda, inmediatamente se dirigió con Fernández para entregárselo.

  

Aquí está – dijo Fernández, estábamos esperándolo porque no se puede avanzar en la reunión, gracias, por cierto, ¿puedes traer el anexo que dice este documento?, por lo que tuvo que regresar a buscar ese otro papel y apresurar a dejarlo, hecho esto  Domínguez volvió a su lugar, solo para encontrar un post-it en su escritorio inquiriendo: “Necesito la guía de acceso, envíamela por correo”, solicitud de un compañero de Servicio; así que buscó en su equipo el archivo, le hizo algunos ajustes finales que le llevaron un prolongado momento y lo envió, un pendiente menos – pensó, ahora sí, lo que me habían pedido, estaba tratándose de retomar esa actividad cuando se escuchó otra vez esa voz: ¿Qué pasó con el reporte, tiene más de una hora?...

  

La situación con el jefe es por demás imaginable…

  

Ser organizado es fundamental para el cumplimiento de deberes, ya que facilitará la ejecución de las acciones, por lo que se recomienda usar tanto la planeación y la organización, ¿cómo?, la metodología de Get things Done (GTD), puede ser una buena opción.

Los pasos para aplicarla son:

1.Recopile o haga un listado de todos sus deberes.

2.Determinar las acciones a seguir, orden, secuencia, fecha límite y su entregable.

3.Decidir para las acciones: hacer ahora, programar, delegar o desechar.

4.Procurar enfocarse en hacer una cosa a la vez.

5.Realizar las acciones.

6.Medir cumplimiento o hacer seguimiento de las acciones.

¿Cómo nos vamos a dar cuenta de que funciona?

La aplicación de los puntos mencionados se notará porque acumulará entregables o resultados, no pendientes y más pendientes.

  

 Por supuesto si requiere asistencia para aplicarlo o algún otro tema, asunto o punto, otro estamos para atenderle.

  

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Arturo Ballesteros

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